PIAC ÉS PROFIT

Cégkártya

ELO Digital: Felhőben olcsóbb – Dokumentumkezelés 2.0

A beérkező számlák feldolgozása, egy projekt dokumentációja, egy szerződés változatai mind-mind több kolléga közös munkájának eredményei, így a cégvezetés alapvető érdeke, hogy minden visszakereshető és nyomon követhető legyen, illetve a munkatársak egyértelmű jogosultsági szintek alapján férjenek hozzá a különböző dokumentumokhoz. Korábban mindezt az elektronikus dokumentumkezelés és munkafolyamat-menedzsment segítségével automatizálhatták és egyszerűsíthették a cégek, mára a technológia „egy szinttel magasabbra lépett": világszerte egyre népszerűbbé válnak a felhő alapú megoldások, amelyek az informatikai megoldásokat nem az ügyfél számítógépein és szerverein, hanem a szolgáltató infrastruktúráján futtatják, nagymértékben megkönnyítve a cégek mindennapjait.

- Ráadásul - magyarázza Horváth Szilvia, az ELO Digital Office magyarországi ügyvezetője - a felhő alapú szolgáltatás nemcsak azért olcsóbb, mert az ügyfeleknek nem kell megvásárolniuk a licenceket, vagy nem kell bővíteniük IT-parkjukat, hanem azért is, mert havidíjas elszámolású, és így tetszőlegesen növelhető vagy akár csökkenthető a hozzáférések száma, ahogyan a cég pillanatnyi helyzete, munkaerő-állománya megkívánja.

Ma már senki nem kérdőjelezi meg, hogy egy webes alkalmazás pótolhat egy dobozos terméket az egyéni felhasználók körében.

- Miért ne használjon egy cég felhő alapú szolgáltatást, ha úgy költségei a korábbi töredékére esnek vissza? - teszi fel a kérdést az ELO szakértője, aki szerint ez az új megoldás olyan, mint vásárlás helyett tartós bérlet formájában kezelni a céges járműflottát. Ellentétben a tulajdonnal, itt minden költségalapú, és a szolgáltatót terheli a felelősség, a karbantartás, illetve az új „széria" rendelkezésre bocsátása...

A szolgáltató szerverein futó alkalmazások nem különböznek attól, mintha az ügyfél gépein működnének: adataik százszázalékos biztonságban vannak, ráadásul a szolgáltató a nap 24 órájában, a hét minden napján rendelkezésre áll, ami nem feltétlenül mondható el egy tisztán céges IT-környezet esetén. Szenzitív adatainkhoz senki más nem férhet hozzá - ma már a legnagyobb amerikai vállalatok körében is elképzelhető, hogy ne saját szervereiken fussanak a szoftverek: a világ egyik legnagyobb IT-s rendezvényén, a portland-i Supercomputing Conference-en tavaly ősszel a résztvevők 15 százaléka már úgy nyilatkozott, hogy rábízná adatait a felhőben működő szolgáltatásra.

- Pár évvel ezelőtt még egy százalék lett volna az ilyen válaszok aránya - mutat rá a fejlődésre Horváth Szilvia. A kkv-k körében pedig ráadásul a jelenlegi gyakorlat azt mutatja, hogy az infrastruktúra kiépítésével a cégek olyan biztonsági technológiára tesznek szert, amelyre nem költöttek volna.

A felhőben futó szolgáltatások előnye, hogy verzióváltáskor szemben a korábbi gyakorlattal - amikor tesztrendszereket kellett építeni, mielőtt a frissítés megtörtént volna, vagy hosszabb ideig tartó informatikai projekteket szerveztek a vállalatok egy-egy frissítés előtt - a jelenlegi felhőkben elég egyetlen kattintás, és lehet klónozni a jelenlegi infrastruktúrát. A rendszer visszajelzi, hogy a frissítés sikeres volt, a korábbi másolatra így már nincs is szükség.

- Az egyetlen költség az óradíjban bérelhető plusz-szerver, ahová a klónozott infrastruktúrát tettük, de erre csak addig van szükség, ameddig a frissítés történik - mutat rá egy lényeges különbségre Horváth Szilvia, aki szerint a korábban a cég igényeire fejlesztett, egyedi megoldások miatt sem kell aggódni, hiszen valaki a régi rendszerről egy újabbra vált, az egyedi megoldásai megmaradnak, pluszköltség nélkül, csak a havidíjat kell fizetnie.

Az ELO nemrégiben dániai farmereket „kapcsolt be" a felhőben futó dokumentummenedzsmentbe: a 1500 tagot képviselő 35 társulás használja a rendszert dokumentum-hozzáférésre, jogszabályfigyelésre, egymás közötti

információcserére. A projekt fő célja a pénzügyi elszámolások automatizálása volt, amit a felhőben futó alkalmazások tökéletesen meg is oldanak. Hasonló sikerre számít az ELO Magyarországon is, miután a Nemzeti Fejlesztési Terv GOP 2009/3.4.1 pályázatán felhő alapú szolgáltatás kiépítésére nyert támogatást. A konzorcium 2011-re hatalmas, 144 egységgel működő szervertermet épít, és szolgáltatásait dokumentumkezelés, workflow-menedzsment, vállalatirányítási rendszerek, ügyfélkapcsolat-menedzsment, e-fizetés és webshop-szolgáltatás területén kínálja a magyarországi kis- és középvállalkozásoknak.